無駄な会議が多いとされるのは、準備不足、目的の不明確さ、参加者の役割が曖昧であることなどが原因ですよね。
例えば、会議で決めるべきことが事前に共有されていなかったり、議論が脱線して結論が出なかったりすると、参加者は時間を無駄にしたと感じてしまいます。
意味のある会議にするための3つのポイント
では、どうすれば意味のある会議を開くことができるのでしょうか。ここでは3つのポイントを考えてみました。
1. 明確な目的とゴールを設定する
会議を始める前に、「何のためにこの会議を開くのか」「会議が終わった後、どのような状態になっていれば成功か」を明確にしましょう。例えば、「新商品の開発について、どの機能を優先するかを決定する」といった具体的なゴールを設定します。
2. アジェンダを共有し、準備を促す
アジェンダとは、会議の進行計画や議題をまとめたものです。会議の前に参加者全員に共有することで、全員が事前に内容を把握し、会議に備えることができます。関連資料も事前に配布しておけば、会議当日の説明時間を短縮し、より深い議論に時間を充てることができます。
3. 進行役を立て、時間を管理する
会議の進行役は、議論が脱線しないように調整したり、発言していない参加者に意見を促したりする役割を担います。これにより、特定の人物だけが話し続けることを防ぎ、全員が意見を出しやすい環境を作ることができます。また、各議題に割り当てる時間をあらかじめ決めておき、ファシリテーターが時間を管理することで、会議が長引きすぎるのを防げます。
これらのポイントを押さえることで、会議はただ時間を消費するだけの場ではなく、具体的な成果を生み出す生産的な場に変わります。
会議を「意味のあるもの」にするには、こうした工夫が不可欠です…がそれができれば苦労はないんですよね。
